Elektronische Arbeitserlaubnis (e-Work Permit) Thailand

Thailand hat ein verbindliches digitales System für Arbeitserlaubnisse ausländischer Arbeitnehmer eingeführt. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über das Verfahren, die Voraussetzungen und die Compliance-Pflichten.

Was ist die elektronische Arbeitserlaubnis? 

Die elektronische Arbeitserlaubnis ist eine digitale Plattform, über die Arbeitgeber und Arbeitnehmer ihre Arbeitserlaubnisse online beantragen, verwalten und verlängern können, ohne persönlich beim Arbeitsamt vorstellig werden zu müssen. Anträge können nunmehr rund um die Uhr eingereicht werden. 

Die erforderlichen Unterlagen – wie etwa der Handelsregisterauszug, die Gesellschafterliste, der Jahresabschluss, Arbeitszeugnisse, Passkopien, ein farbiges Lichtbild sowie ein ärztliches Attest – werden elektronisch hochgeladen. Nach der digitalen Antragstellung ist lediglich ein kurzer persönlicher Termin in einem der mehr als 40 Servicezentren erforderlich, um biometrische Daten (Fingerabdrücke, Gesichts- und Iriserkennung) zu erfassen und die Arbeitserlaubnis in Form einer Plastikkarte abzuholen. 

Diese neue Karte ersetzt das bisherige sogenannte „Blue Book“ und enthält einen QR-Code sowie einen Barcode, wodurch die Überprüfung der Arbeitserlaubnis erheblich erleichtert wird. 

Hintergrund und Zielsetzung der elektronischen Arbeitserlaubnis 

Die Einführung der elektronischen Arbeitserlaubnis ist Teil einer umfassenden Digitalisierungsinitiative des thailändischen Arbeitsministeriums. Ziel ist es, bürokratische Abläufe zu reduzieren, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Datensicherheit zu erhöhen. Darüber hinaus fördert das System eine zentralisierte Verwaltung, indem sämtliche relevanten Informationen in einer integrierten Datenbank gespeichert werden. Dies soll die Transparenz verbessern sowie die Überwachung und Zusammenarbeit zwischen den zuständigen Behörden erleichtern. 

Bearbeitungszeiten 

Die meisten Anträge werden, vorbehaltlich regionaler Unterschiede, innerhalb von etwa 7 bis 12 Arbeitstagen bearbeitet. Für Unternehmen, die eine Förderung durch das Board of Investment (BOI) erhalten, kann die Bearbeitung in der Regel bereits innerhalb von 1 bis 3 Arbeitstagen abgeschlossen werden. 

Wie funktioniert das neue Antragsverfahren für die elektronische Arbeitserlaubnis? 

1. Registrierung 

Arbeitgeber registrieren sich auf dem e-Work-Permit-Portal (eworkpermit.doe.go.th) und verifizieren ihre Identität, beispielsweise über eine Thai-ID Applikation. Ohne erfolgreiche Identitätsbestätigung ist eine Antragstellung über das System nicht möglich. 

Vom Arbeitgeber einzureichende Unterlagen: 

• Handelsregisterauszug 
• Gesellschafterliste 
• Betriebsgenehmigungen
• Umsatzsteuererklärungen (Phor Phor 30) der letzten drei Monate
• Sozialversicherungsbeitragsmeldung des letzten Monats
• Jahresabschluss (letztes Geschäftsjahr)
• Körperschaftsteuererklärung des letzten Jahres (PND.50) einschließlich Zahlungsbeleg
• Umsatzsteuerregistrierung des Unternehmens – Formulare PP.01 und PP.09 (sofern Änderungen erfolgt sind)
• Vollmacht (Power of Attorney) nebst Ausweiskopie oder Arbeitserlaubnis aller Geschäftsführer

Hinweis: Sämtliche Antragsformulare müssen weiterhin vollständig ausgefüllt und ordnungsgemäß von den vertretungsberechtigten Organen unterzeichnet werden. Alle genannten Unternehmensunterlagen sind zwingend einzureichen. 

Von ausländischen Antragstellern einzureichende Unterlagen: 

• Originalpass sowie Kopien der Non-Immigrant-Visaseite, des letzten Einreisestempels und der biometrischen Seite. 
• Kopien von Arbeitszeugnissen früherer Arbeitgeber
• Kopien von Ausbildungs- oder Hochschulzeugnissen (in englischer Sprache)
• Ärztliches Attest (Formular TMC Nr. 2), ausgestellt innerhalb von 30 Tagen vor Antragstellung (mit Angabe der Blutgruppe und Bestätigung, dass keine geistigen oder körperlichen Erkrankungen vorliegen, insbesondere keine Lepra, aktive Tuberkulose, Elephantiasis, Drogenabhängigkeit, Alkoholabhängigkeit oder Syphilis im Stadium III) 
• Drei Lichtbilder im Format 3 × 4 cm, aufgenommen innerhalb der letzten sechs Monate
• Antragsformular
• Vollmacht (falls erforderlich) 
• Wohnadresse in Thailand 

2. Antragstellung und staatliche Gebühren

Der Antrag (z. B. Formular BT.32) wird online ausgefüllt. Die erforderlichen Unterlagen (u. a. Beschäftigungsnachweise, Passkopien, ärztliche Atteste etc.) werden elektronisch hochgeladen.

Die staatlichen Gebühren betragen derzeit:

• 3.000 THB für eine Arbeitserlaubnis mit einer Gültigkeit von 12 Monaten
• 1.500 THB für eine Arbeitserlaubnis mit einer Gültigkeit von mehr als drei Monaten, jedoch höchstens sechs Monaten
• 750 THB für eine Arbeitserlaubnis mit einer Gültigkeit von bis zu drei Monaten

Zusätzlich fällt für jeden Antrag eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 100 THB an. Sämtliche Zahlungen erfolgen über das elektronische Zahlungssystem der Plattform.

Hinweis: Sämtliche Unterlagen müssen den technischen Vorgaben entsprechen: Dateien sind ausschließlich im PDF- oder JPEG-Format einzureichen, jeweils mit einer maximalen Dateigröße von 5 MB sowie in klarer und gut lesbarer Qualität.

3. Automatische Vorprüfung

Das System überprüft die eingereichten Unterlagen automatisiert. Statusmeldungen und Rückfragen erfolgen per E-Mail, SMS oder über den offiziellen LINE-Kanal. Sobald die Unterlagen vollständig und ordnungsgemäß sind, kann ein Termin zur Erfassung der biometrischen Daten gebucht werden.

4. Biometrische Datenerfassung und Kartenausstellung

In einem der zahlreichen Service-Center werden Fingerabdrücke, Gesichtsscans und – sofern erforderlich – Irisscans erfasst. Die physische Arbeitserlaubniskarte wird anschließend unmittelbar ausgestellt. Nach unseren Erfahrungen nimmt dieser Vorgang in der Regel nicht mehr als eine Stunde in Anspruch.

5. Verlängerung und Verwaltung

Die Verlängerung der elektronischen Arbeitserlaubnis ist spätestens 30 Tage vor Ablauf über das Online-Portal zu beantragen. Bei einem Arbeitgeberwechsel oder einer Versetzung kann die Beantragung einer neuen Arbeitserlaubnis erforderlich sein, da diese regelmäßig position- und provinzbezogen erteilt wird. 

Ausländische Arbeitnehmer, die bei Unternehmen beschäftigt sind, die vom Board of Investment (BOI) gefördert werden, nutzen bereits seit vielen Jahren ein besonderes digitales Verfahren, das sogenannte „Single Window System“. Diese Plattform bietet bestehenden Nutzern des digitalen Antragsverfahrens verschiedene Vorteile, insbesondere verkürzte Bearbeitungszeiten (1–3 Arbeitstage) sowie Unterstützung durch das Thailand Investment and Expat Services Center bei der persönlichen Verifikation. 

Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass BOI-Unternehmen und deren ausländische Arbeitnehmer schrittweise in das neue System der elektronischen Arbeitserlaubnis überführt werden, da dieses künftig den landesweiten Standard darstellen soll. Derzeit bleibt das BOI-System vollumfänglich funktionsfähig und wird weiterhin für Antragstellung, Bearbeitung und Verlängerung genutzt. 

Übergangsregelung und Unterstützung

Da es sich um ein neues System handelt, ist eine Übergangsphase vorgesehen: Unternehmen, die Probleme mit dem digitalen Portal haben oder mit dessen Nutzung noch nicht vertraut sind, können bis zum 28. Januar 2026 weiterhin vorübergehend papierbasierte Anträge einreichen. In solchen Fällen sollten Bildschirmaufnahmen etwaiger Fehlermeldungen angefertigt werden. Diese werden von den lokalen Arbeitsämtern akzeptiert. 

Zudem steht für Unterstützung eine vom Arbeitsministerium eingerichtete Hotline zur Verfügung. 

Rechtsfolgen bei Verstößen gegen Arbeitserlaubnisvorschriften in Thailand

Nach dem derzeitigen elektronischen Arbeitserlaubnis-System sowie der Königlichen Verordnung über die Verwaltung der Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte B.E. 2560 ist die Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger ohne gültige Arbeitserlaubnis strikt untersagt.

Sanktionen für Arbeitgeber:

Arbeitgeber können mit Geldbußen von bis zu THB 100.000 pro Verstoß belegt werden. Bei der Beschäftigung mehrerer ausländischer Arbeitnehmer ohne gültige Arbeitserlaubnis oder bei wiederholten Verstößen sind höhere Sanktionen möglich; in bestimmten Fällen kann zudem strafrechtliche Verantwortlichkeit bestehen.

Sanktionen für Arbeitnehmer:

Ausländische Arbeitnehmer, die ohne ordnungsgemäße Arbeitserlaubnis tätig sind, können mit Geldbußen von bis zu THB 50.000 belegt werden und unter Umständen des Landes verwiesen werden. Diese Sanktionen greifen auch dann, wenn der Arbeitgeber gutgläubig gehandelt hat.

Mögliche praktische Herausforderungen

Obwohl das neue System der elektronischen Arbeitserlaubnis auf Beschleunigung, Vereinfachung und höhere Sicherheit des Verfahrens abzielt, können in der Praxis Schwierigkeiten auftreten. Bereits vereinzelt wurden technische Probleme beim Zugriff auf das Online-Portal festgestellt, die zeitweise die Antragstellung unmöglich machten. Aus diesem Grund bleibt die Übergangsmöglichkeit der papierbasierten Antragstellung weiterhin bestehen.

Wesentliche Hinweise

1. Hohe Dokumentenqualität sicherstellen. 
   Unklare, unvollständige oder schlecht gescannte Unterlagen zählen zu den häufigsten Ablehnungsgründen. Sämtliche Dokumente sollten klar, vollständig und gut lesbar sein. 

2. Enge Abstimmung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. 
   Im neuen digitalen System muss der Arbeitgeber bzw. der bevollmächtigte Unterzeichner die Identitätsverifizierung durchführen und sämtliche Unternehmensunterlagen bereithalten. Versäumnisse führen regelmäßig zu Verzögerungen oder Ablehnungen. 

3. Benachrichtigungen sorgfältig überwachen. 
   Systemmitteilungen, etwa zu Nachforderungen von Unterlagen oder Terminvergaben, können per E-Mail, SMS oder über andere Kanäle erfolgen. Das Übersehen einer Mitteilung kann den gesamten Prozess verzögern. 

4. Aktualität ärztlicher Atteste sicherstellen. 
   Soweit ein ärztliches Attest erforderlich ist, muss es gültig sein. Abgelaufene oder veraltete Bescheinigungen führen häufig zu Verzögerungen oder Ablehnungen. 

5. Fristen und Gültigkeitsregeln beachten. 
   Arbeitserlaubnisse sind fristgerecht zu verlängern. Verspätete Anträge können Verzögerungen, Ablehnungen oder rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. 

Unsere Empfehlungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

• Frühzeitig registrieren: Arbeitgeber sollten sich zeitnah auf dem Portal registrieren und ihr Konto verifizieren. 

• Unterlagen vorbereiten: Hochwertige digitale Kopien von Arbeitsverträgen, Pässen und ärztlichen Attesten bereithalten. 

• Biometrie-Termin zeitnah buchen: Nach Freigabe umgehend einen Termin in einem Servicecenter vereinbaren. 

• Technische Fehler dokumentieren: Bei Problemen Bildschirmaufnahmen anfertigen und erforderlichenfalls die Papieroption nutzen. 

• Frühzeitig verlängern: Arbeitnehmer sollten ihre Folgeanträge spätestens 30 Tage vor Ablauf der Gültigkeit einreichen. 

Fazit

Mit der Einführung der elektronischen Arbeitserlaubnis setzt Thailand einen weiteren konsequenten Schritt in Richtung Digitalisierung und effizienterer Steuerung der Arbeitsmigration. Das neue System bietet erhebliche Vorteile, insbesondere kürzere Bearbeitungszeiten, höhere Transparenz und verbesserte Sicherheit. Zugleich ist eine gewisse Anpassungsphase erforderlich, in der Anwender und Behörden gemeinsam die praktischen Abläufe weiter optimieren. 

Unternehmen und Arbeitnehmern ist zu empfehlen, sich frühzeitig mit dem neuen Portal vertraut zu machen und die neuen Verfahren in ihre internen Prozesse zu integrieren. Dies trägt dazu bei, Risiken zu minimieren und die Vorteile des neuen Systems sachgerecht zu nutzen.